Прогуливание собраний

Собрания являются пустой тратой времени, если вы не заключаете никаких сделок. Существует такое множество способов общения в реальном времени, поэтому, время и цели встреч должны быть четко определены еще до того, как вы соглашаетесь их посетить».

Марк Кубан владеет «Dallas Mavericks» и является гендиректором «HDNet». Вот уже в течение четверти века он занимается запуском, покупкой и продажей компаний.

Жить по правилу «две пиццы»

Взаимодействие должно происходит на постоянной основе, а не один раз в неделю на переполненном собрании. Вы просто сидите в своем кресле и слушаете одного человека из десяти присутствующих. Для начала, уберите любые перегородки между столами, чтобы люди могли свободно общаться друг с другом. Следуйте «правилу двух пицц» Джефа Безоса: рабочие группы должны быть настолько малы, чтобы их можно было накормить двумя пиццами. В нашей компании «Hunch» практически нет собраний. Но если я все-таки решил бы его организовать, то это будет выглядеть следующим образом: «О повестке дня сотрудники должны быть осведомлены еще до начала встречи. Все будут стоять. До начала собрания все должны выпить 16 унций воды. Мы будем обсуждать все вопросы повестки дня, принимать все необходимые решения, и встреча будет окончена, как только первый человек выйдет в ванную комнату».

Катерина Фейк является соучредителем сайта «Flicker». Сайт «Hunch», который собирает отзывы пользователей, это ее новый проект.

Возьмите трубку

Общение – это основа всего. Каждый день я звоню своему гендиректору или сотрудникам, которые занимаются основными клиентами. Мне нравиться прямота телефонных разговоров; вы не упускаете важные моменты, как это происходит с электронными письмами. Я всегда ношу с собой телефон, как и мои сотрудники. У нас есть правило: они берут трубку, когда я звоню, и наоборот. Кроме того, сократите свой сон. Зачем спать, если время жить? Сон – это не жизнь. Каждое утро я просыпаюсь в 3:30 и в 4 я уже в спортзале. Затем я проезжаю 24 мили на своем велосипеде и только потом завтракаю. Моя физическая форма – это то, что дает мне энергию».

Джордан Зиммерман является основателем компании «Zimmerman Advertizing», которая имеет 22 офиса и счета на сумму 2,6 млрд. долларов.

Организуйте свои перерывы

«Моя помощница Хэйли Кэррол каждый день отправляет по почте мой план на следующий день, который я читаю перед уходом домой. Он состоит из четырех частей. Первая – это мой рабочий график. Затем идет список вопросов, которые появились в течение дня. Она организует их таким способом, чтобы не беспокоить меня в течение дня. В третьей части содержится информация, которая может быть просто интересной для меня. Она не требует каких-либо срочных действий с моей стороны. Возможно, звонила моя мама, и что-то просила передать, или возникли изменения в моем графике… И, наконец, есть раздел долгосрочных напоминаний. Я обещал написать рекламное объявление для книги друга. А еще я хочу спланировать свой отпуск, поэтому мне нужно узнать расписание занятий своих детей. Мы начали практиковать эти напоминания всего лишь год назад, но я ума не приложу, как мы раньше справлялись без них. Я очень внимательно отношусь к деталям. Сейчас я не переживаю, что я могу что-то упустить».

Дэнни Мейер работает гендиректором компании «Union Square HospitalityGroup», которая владеет 13 ресторанами в Нью-Йорке, включая «Gramercy Tavern» и «Eleven Madison Park».

Проводите интервью на постоянной основе

Раньше я думал, что в компаниях работают 50 % правильных людей. Теперь я считаю, что все 80 %. Лучший способ, как стать продуктивным – это набрать отличную команду. Поэтому, человеческим ресурсам я уделяю намного больше времени, чем другие руководители. Я всегда с собой ношу ежедневник, где у меня записаны 35-40 имен, и каждую неделю я проверяю их, чтобы убедиться, что я на связи с ними всеми. Первых восемь-десять человек из списка я автоматически собираюсь увидеть. Но всегда есть 20-30 человек, которые приходят или уходят, или работают на более низких уровнях, и я хочу, чтобы они знали, что я обращаю внимание на них. Раз в квартал я просматриваю свой список контактов, чтобы кому-то предложить работу. Такой подход помогает мне существенно сэкономить время, потому что я всегда знаю, с кем имею дело».

Кевин П. Райан сделал огромный вклад в развитие рекламной компании «DoubleClick», которая была продана в 2005 году за 1,1 млрд. долларов частной инвестиционной компании «Hellman&Friedman». Сейчас он руководит компанией «AlleyCorp».

Нанимайте за гибкость

«Компания «Zipcar» заставила нас подумать о том, как мы можем использовать автотранспорт на почасовой основе. А я бы хотела предложить деловым людям подумать о том, чтобы в вашем распоряжении были таланты «по требованию». Найм по контракту является более экономным вариантом, чем на полный рабочий день, и менее трудоемким для вас, потому что вы может нанять эксперта в любой области, чтобы он выполнил определенные задания».

Джули Руволо является соучредителем компании «Soltvate», которая предоставляет выездных офисных помощников.

Составьте список задач

«Составьте список задач прежде, чем вы покинете офис. Основные задания должны быть вначале списка – их нужно выполнить первыми. Продуктивность любого собрания зависит от правильно составленной повестки дня. По окончанию встречи, возле каждого пункта должно быть имя человека, который назначен ответственным за его выполнение. И выходите на улицу. Все великие идеи рождаются на стороне».

Барбара Коркоран сделала свой вклад в развитие одной из крупнейших нью-йоркских девелоперских компаний. Сегодня она является одним из жюри в шоу «Shark Tank», и управляет небольшой фирмой, которая работает с начинающими компаниями, которых она инвестирует в этом шоу.

Используйте электронную почту для документирования

«Когда я составляю график путешествий или социальных мероприятий, я предпочитаю сообщать о своих планах своей семье и коллегам через электронные письма, а не полагаться на разговор в спешку».

Карл Хогланд основал гостиницы и рестораны в Калифорнии. В 2009 его предприятие заработало 20 млн. долларов.

Пользуйтесь «вики» для записи своих идей

«Много сил уходит на создание идей. Я использую «вики» – для управления компании мне она намного больше подходит, чем письма – и у меня есть страничка для каждого человека, с которым я сотрудничаю».

Гаррет Кемп является основателем «StumbleUpon», веб-сервиса, который помогает пользователям находить нужную информацию на основе отзывов других людей.

Станьте мега-производительными в нерабочее время

«За пределами офиса я работаю столько же, сколько и в нем. Я могу проводить интервью в воскресенье, поздно вечером или рано утром. Если мне нужно решить какую-то сложную проблему, я откладываю ее на выходные, когда меньше дел, и могу провести целый день, работая над ней. А поздно вечером я читаю технологическую литературу и смотрю видео-уроки. Если вы только начинаете свой бизнес, у вас есть выбор: продуктивно работать или вести социальную жизнь. Я выбрал первое».

Сет Прибач, гендиректор «SCVNGR», помогает организациям привлечь людей через игры на смартфоне.

Уменьшайте свои сроки

«Если я думаю, что выполнение определенной задачи займет час, я выделяю себе 40 минут на это. Уменьшая сроки, вы начинаете работать быстрее и более сосредоточенно. Для меня важен не только «список дел», но и перечень тех задач, работу над которыми нужно прекратить. К первому вы просто добавляете пункты, но «избавиться» от некоторых задач намного сложнее».

Крисси Бар является основателем консалтинговой фирмы «Bar CorporateSuccess» в Синсиннати. Он также написала книгу «Plugged – How To Dig Out and Get The Right Things Done».

Приберегите время для физических упражнений

«За исключением одного-двух дней в году, я все время работаю. Перерыв на физическую разминку в течение рабочего дня снижает стресс, делает вас здоровыми и отлично подходит для «отдыха» от работы, чтобы сосредоточиться на бизнес-планах и личных вопросах. Если кто-то просит вас о встрече, подумайте над тем, чтобы совместить ее с пробежкой или прогулкой на велосипедах. Работайте в обеденное время и затем кушайте за своим рабочим столом».

Майк Кэссиди, гендиректор туристического сайта «Ruba». Он также был одним из основателей и директором «Xfire» (компания, которая помогает геймерам играть со своими друзьями онлайн), «Direct Hit» (интернет-поисковик), и «Sylus Innovation» (которая выпускала программное обеспечение для телефонии).

Распределите время, чтобы сосредоточиться на общей картине

«Для меня большая часть производительности – это гибкость. Я люблю оставлять окна в своем расписании. Обычно мой график заполнен на 50 %, иногда и на 80. Эти «пробелы» очень важны, потому что часто важные дела возникают из ниоткуда. Вот недавно, например, к нам в офис пришел новый партнер вместе с гендиректором. Мои сотрудники подошли ко мне и поинтересовались, мог бы я уделить им время. Не прошло и часа как мы уже вместе обсуждали новые рынки и условия сделки. Если у меня есть свободное время и не возникают срочные дела, тогда я посвящаю его отчетам, самообразованию и размышлением над общей картиной. А в перегруженном графике эти вещи могут быть упущены. Этого нельзя допустить».

Скотт Ланг, гендиректор компании «Silver Networks», которая разрабатывает интеллектуальные энергетические сети.

Избегайте многозадачности

«Не делайте все одновременно. Многозадачность – это то, чем мы занимаемся сегодня. Проблема в том, что наш мозг может этого не выдержать. Вы заставляете его работать на максимуме. Конечно, вы может идти и жевать резинку, а также складывать белье, разговаривая с другом по телефону. Клоуны могут ездить на одноколесном велосипеде, жонглируя яркими шарами. Эти ролевые задачи не требуют много энергии. Но в большинстве случаев многозадачность = меньше задач. Когда вы переходите от одного контекста к другому, вы рискуете что-то забыть. Выполняйте одно дело за один раз, минимизируйте быструю смену контекста, и, тем самым, вы сможете увеличить свой интеллектуальный потенциал!»

Дуглас Меррил является автором «Getting Organized in the Google Era». Он работал директором по информационным технологиям в «Google».

Проанализируйте свою производительность в конце дня

«Самым сложным аспектом должности гендиректора являет то, что вы управляете своим днем, и не позволяете ему руководить вами. Каждое утро вы ставите перед собой задачи, выполнение которых продвигает вашу компанию вперед. В конце дня я всегда анализирую свою работу, и если что-то не идет не так, тогда я остаюсь в офис до тех пор, пока не будет достигнут прогресс».

Боб Комптон является генеральным директором компании «Vontoo» и председателем «ExactTarget».